上海PPT公司:提高PPT制作效率的15个工具

【情景1】某物流公司季度总结大会,30多个分公司总监做汇报,规定20分钟的汇报,却总有些人讲了40分钟还没结束,罗里啰嗦没有重点。总公司老板总是为此纠结不已,这些区域经理在业务上是好手,可为什么一个总结汇报就做不好呢?

【情景2】张经理是公司的售前客户经理,在向客户做产品演示时,刚开始就被客户打断,指出没有什么新东西,不是他们所需要的,此次客户拜访活动无果而终。从客户那里走出来后,张经理非常郁闷,费心认真准备的PPT汇报,结果怎么会是这样?

【情景3】在一次重要的大会上,讲话人一字一句宣读电脑屏幕上的发言稿,坐在听众席的领导和同事们盯着大投影一字一句地听读,这场面极令人尴尬,大家不是文盲,如果是看材料,直接发下去好了,何必还要请个人来读一遍?PPT变成“WORD搬家”,发言是“照屏宣科”,要幻灯片投影还有什么用?

所以,只要避免这些错误,就可以极大提升PPT效果(视觉沟通),让自己的表现更专业职业!



假设你在公司开会,演讲者打开了第一张幻灯片。你大概会暗想:“怎么又是这样的PPT演示文稿,真没劲!”

很不幸,大部分用PPT、Keynote或其他软件做幻灯片演示的人都是滥用技术。他们用这些程序不仅没为自己的演讲增色,反而使观众昏昏欲睡。

为了给大家的演讲带来些帮助,嗨易网总结了大部分PPT使用者常犯的六个错误及避免的方法。

一、文字太小(违反了“PPT第一原则——看清楚原则”)

投影到屏幕上的幻灯片文字常常都太小了。你可以这么来测试,走到房间的后面,也就是在你演讲时观众坐的最远的位置,打开有最小尺寸文字的幻灯片,如果你不能轻松看清,那么观众也一样。你就必须调大字体尺寸(建议最小的字体也至少要35-40号)。此外,在幻灯片上用像Arial那样的无衬线字体(优于像TimesRoman那样的衬线字体)也是个好方法,在屏幕上它们更容易被眼睛识别。

二、文字太多(注:犯了“WORD搬家”的错误)

很多人犯的另一个主要错误是往每一页幻灯片上填太多的文字。挤满了文字的幻灯片对观众来说是个噩梦。如果观众开始阅读这样的幻灯片上的文字,他们就不能同时听你这个演讲者说话。实际经验表明,每张幻灯片上不要超过5个要点(通常只写3点),每一点不要超过5个词。如果你有更多的要点,把它们分别安排在不同的幻灯片上。

三、照念每个字(注:“照屏宣科”之错)

当他/她看着屏幕照念幻灯片上的每一个字,这显然是无能的演讲者的标志。从演讲技能角度来看这很糟糕,因为演讲者失去了和观众的目光接触。你也不想观众不得不一直看着你的背吧。再次重申,限制每一个要点的字数,这样,你在对每一页的内容具体是什么进行扩展的时候会更加自然。

四、滥用附属功能(注:动画特效有用却不能乱用)

演示文稿中用太多程序里花里胡哨的功能是无经验PPT使用者的另一个标志。包括使用太多不同的翻页变化、动画、音效等。你在那儿并不是为了给观众展示你对PPT功能方面的渊博知识。这会让观众感觉疲倦。简单点,记住幻灯片是为了让你的演讲效果更佳,而不是适得其反。

五、无效的图片(虽说文不如图,但如果图文无关,只能适得其反)

毋庸置疑,一张图片比得上千个字,并能为你的演讲加分。关键是利用图片来说明你的主要观点。任何单张幻灯片上不要放太多图片。通常,每页只放一张图片。先投影到墙上或屏幕上看看,以确保每张图片的质量。有些图片在电脑显示器上看起来挺好,但投影到墙上后效果就很差。此外,保证演示文稿里你用的每一张图片都和你的要点有关。别为了放图片而放图片。你用的图片和你的观点之间应该有显然的联系。

六、没有备份

这意味着它可能在你最想不到的时候出差错。从一个演讲者的角度来看,在投影仪坏掉的时候不用幻灯片进行演讲也不错。我常带着小道具以备不时之需,比如突然要进行没有幻灯片的演说。

如果你能避免这六个许多演讲者会犯的错误,你演讲的效果就会大大提高。在你做好演示文稿后,提前排演,因为你的努力将会让面前观众看到一个更专业的演讲者。

       
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